Betöltés...
 

3. Elsődleges információk

Az információszolgáltatásban nem várható el, hogy az adatgyűjtés magától menjen. A mai modern társadalom információs igényeinek mennyisége, összetettsége és a források különbözősége miatt reménytelen vállalkozásnak tűnik minden szükséges információ begyűjtése, amíg a szolgáltatandó információk körét pontos keretek közé nem szorítjuk.


Fontos feladat továbbá megkeresni azokat a szolgáltatókat és különböző szolgáltatásokat, vagy akár magán személyeket,  akik segítségünkre lehetnek a hatékony együttműködés kiépítése érdekében. Ezeket a kapcsolatokat hasznos lehet hivatalosan is megerősíteni (pl.:együttműködési megállapodás, szolgáltatási szerződés stb.).
A cél érdekében ezeket az információkat informális összejöveteleken is gyűjthetjük (pl. klubokban vagy gyűléseken).Az információgyűjtés meglehetősen időigényes tevékenység és nincs egyetlen „igazi”, üdvözítő módszer sem. Leghatékonyabban a különféle technikák együttes alkalmazásával lehet egy jól működő információs bázist kiépíteni. Nagyon fontos, hogy ne dolgozzunk feleslegesen, tehát a már egyszer elvégzett munkához ne kezdjünk ismét. Ennek érdekében a következőket kell alkalmaznunk, felhasználnunk:

Az adatok forrásai


1. Létező információs állományok: fel kell venni a kapcsolatot más információs szolgáltatókkal, testületekkel, intézményekkel és azokkal a szervezetekkel, amelyek valószínűleg már  rendelkeznek információs állománnyal. Fel kell kérnünk őket arra, hogy osszuk meg forrásainkat. Mindenképpen ajánljunk fel valamit viszonzásképpen, vagy információt, vagy valami olyan segítséget, amelyet mi tudunk biztosítani a számukra.
Például: a helyi teleház nyilvánvalóan szakmai kapcsolatban áll a régiós és országos teleház-szövetséggel. Az általuk épített adatbázisok is felhasználhatók a helyi közhasznú információszolgáltatásban is. Cserébe adhatja  a teleház a saját települése egyes adatait, így segítve a régiós vagy országos adatbázis építését.


2. Helyi irányító szervek: különböző típusú irányító szervek működnek helyi szinten, amelyek hasznos források lehetnek a „soft” információk begyűjtéséhez:
- helyi önkormányzati szervek gyakran jelentetnek meg különböző adattárakat és egyéb, a városról szóló kiadványokat, melyek rengeteg helyi információt tartalmaznak,

- telefonkönyvek, (Sárga Oldalak, Arany Oldalak, Országos Szaknévsorok) amelynek tematikus csoportosítását tartalmaznak,

- körzeti telefonkönyvek, amelyek hasonlóak a szaknévsorokhoz, de tartalmaznak közösségi információkat is – egyébként a helyi - újságok is szoktak megjelentetni kiadványokat a körzet szolgáltatásairól,
- lakossági tájékoztatók - esetleg  szintén a helyi lapok mellékleteként,
- különböző katalógusok bizonyos témákban, pl. szálláshelyek, bérelhető termek stb.,
- kiadványok speciális érdeklődésű csoportok számára, pl. mozgáskorlátozottak vagy idősebb korosztály számára;

3. Országos adattárak: nemcsak a széleskörű szolgáltatások miatt fontosak, hanem az országos intézmények helyi irodái is kinyerhetők belőlük.

Természetesen a fenti  módszerek mellett mást is alkalmazhatunk az információs állomány összegyűjtéséhez és folyamatos aktualizálásához:
4. „Nyitott szemmel közlekedj!”: nagyon sok információt lehet gyűjteni, ha nyitott szemmel közlekedünk és figyelünk a hirdetőtáblákra, eltesszük a különböző szórólapokat, odafigyelünk a nyitvatartási időkre, a különböző díjakra, ünnepségekre, programokra és más társadalmi eseményekre. A teleházba betérő használókat is buzdíthatjuk arra, hogy gyűjtsék ők is a közelükben fellelhető információs anyagokat (szórólapokat, prospektusokat, meghívókat).
5. Kapcsolattartás személyekkel: az emberek a legértékesebb információforrások egy közösségen belül.. Meg kell találni a megfelelő embereket és a segítségüket kérni; lehetőség szerint próbáljunk valamit felajánlani cserébe – a cserekereskedelem egy régi, jól bevált módszer. A más információszolgáltatások munkatársaival való közvetlen kapcsolat  hatékonyabb módszer a személytelen technikáknál, és további együttműködésre is alkalmat teremt. Érdemes tehát ezeket a központokat, intézményeket rendszeresen látogatni.
6. Újságok, magazinok, hírlevelek böngészése: új szervezetek létrehozása, személyi változások, nyitvatartási idők, új szolgáltatások bemutatása és azon problémás területek felderítése, amelyek fokozott információ szükséglettel járnak.
7. Egyéb dokumentumok: mint önkormányzati határozatok, jegyzőkönyvek, éves jelentések, nyomtatványok.
8. Média: helyi sajtó, rádió- és televízióállomások szerkesztőségét fel lehet kérni, hogy díjazás nélkül tegyék közzé felhívásunkat. Ha ez nem járható út, helyezzünk el hirdetést.

A megszerezett információk nagyon sok félék lesznek, de a legnagyobb csoportot a különböző szervezetek, társaságok és alapítványok adatai alkotják. Ez az információtípus a legproblémásabb elsődleges-információ, mert folyton változik;  a teljességet megközelíteni tudjuk, elérni szinte sosem.
A legideálisabb/leghatékonyabb módja az ilyen fajta információk megszerzésének, ha személyesen látogatunk el az adott intézménybe vagy szolgáltatóhoz (bár ez a módszer sajnos nem mindig kivitelezhető). A leggyorsabb  módszer a telefonálás, (bár ebben az esetben elveszítjük a személyes kapcsolat kialakításának a lehetőségét). Ha ezt a módszert választjuk, akkor készítenünkel kell  egy kérdőívet, vagy egy listát a kérdéseinkről annak érdekében, hogy az adatok egységes gyűjtést követően, egységes  formában kerülhessenek be az állományba.

A telefonálás csak abban az esetben praktikus, ha korlátozott számú intézménnyel kell kapcsolatba lépnünk (kb. max. 100 db  – de egy kistelepülésen az optimális szám ennél természetesen jóval kevesebb). Ha sem a személyes, sem a telefonon való kapcsolatfelvétel nem lehetséges, akkor kipostázhatjuk a  kérdőívünket. Ebben az esetben, egy kísérőlevélben meg kell fogalmazni azt, hogy:

- milyen céllal kérjük az információkat,

- mi a  jövőbeli tervünk a kapott válaszokkal, valamint

- az aktualizálás módját.

Lehetőségeinkhez mérten érdemes a kérdőívhez egy felbélyegzett válaszborítékot mellékelni, mert ez várhatóan emelni fogja a válaszolók arányát. Természetesen – élve a teleházak nyújtotta technikai háttérrel - kérdéseinket e-mailben is feltehetjük, ill. kérdőívünket elektronikusan is továbbíthatjuk.

A kérdőívek

A különböző típusú információk gyűjtéséhez különböző típusú kérdőíveket használjunk!

A következőkben lássunk egy-egy példát a két legfontosabb adattípus megkeresésére (az alábbi példák egy lehetséges kérdőív kérdéseiként is felhasználhatók az adatgyűjtés során):

Egyesületek, alapítványok, közösségek, klubok:
  • név: amelyről az egyesület leginkább ismert, valamint a teljes, hivatalos név is. Jelezzük a kapcsolatot a nagyobb szervvel, pl. letét, helyi szervezet stb.
  • a kapcsolattartó neve, címe, telefonszáma
  • helyszín, dátum, időpont
  • az intézmény célkitűzése, célja: ha a nevéből nem derül ki
  • jelentkezési díj: a tagsággá válás, illetve egy rendezvényre való belépés díja
  • általános éves gyűlések, ülések: ha a szervezetnek rendszeresen tartott gyűlése van
  • vezetők: egyéb nevek, címek, pl. gazdasági vezető, alelnökök, tagsági titkárok stb.
  • a szervezet története: a különleges események és a kapcsolódó személyek beszámolásával
  • kiadványok: hírlevelek, brosúrák, éves jelentések stb.
  • dátum: az információ megszerzésének időpontja és/vagy az utolsó frissítés vagy ellenőrzés ideje.
Szolgáltatást kínáló ügynökségek és szervezetek:
  • név: népszerű és teljes név, valamint az anyaintézménnyel való kapcsolat
  • cím, postai cím
  • telefon, fax, külön a szolgáltatásé, az adminisztrációé, a munkaidőn kívüli és a hotline számok
  • kapcsolattartó: név, cím, titulus, ha más, mint az előzőek
  • nyitva tartás: jelezve, ha időszakonként eltérő, pl. nyáron vagy iskolaidőben
  • a kínált szolgáltatások: pl. tanácsadás, segítségnyújtás, gyakorlati tanácsok stb.
  • költségek: ingyenesség, díjak, rászorultság vizsgálatok, segélyek, adományok
  • a kiszolgált földrajzi térség: város, régió, egyéb körzet, esetleg nem földrajzi megkötéssel
  • kihelyezett irodák: mozgó vagy sürgősségi szolgáltatások, azok nyitvatartási ideje, a megállók helye
  • az igazgató vagy vezető adatai, telefon (mellék)
  • önkéntes munkások: alkalmaznak-e, ha igen, mi célból, mik a feltételek
  • kiadványok: katalógusok, kézikönyvek, szórólapok, éves jelentések stb.
  • finanszírozás: helyi önkormányzat által támogatott, egyéb támogatások
  • közlekedés: hogyan lehet eljutni a szolgáltatóhoz, pl. buszjárat
  • dátum: az információ megszerzésének, illetve az utolsó ellenőrzésnek az időpontja

Természetesen  más jellegű információkat is gyűjthetünk, pl. adatok bérelhető termekről, szállásokról, programokról.

az alapkérdések:
  • el kell döntenünk, milyen információkra van szükségünk
  • el kell készítenünk a kérdőívet
  • meg kell határoznunk az információ megszerzésének potenciális forrásait
  • dönteni kell az információ-gyűjtés módszeréről is.

Az információk tárolása

A elsődleges-információk tárolására különböző módszerek léteznek:

  1. lista: gyors és könnyű használni, egyszerűen másolható a használók részére, faxolható, elektronikusan is továbbítható, de nagyon nehezen módosítható vagy bővíthető (ti. minden újabb adat bekerülésekor, vagy a meglévők változásakor újra kell írni, szerkeszteni a listánkat);
  2. kártyák: a leggyakrabban használt módszer. Nagyon rugalmas, könnyű bővíteni és módosítani, különböző szempontok szerint sorolható be és nem kell hozzá nagy technikai tudás. Eltérő méretű és típusú kartotékok használhatók az elkészítéséhez.Természetesen ennek a fajta tárolásnak hátrányai is vannak: nem hordozható, nehezen másolható, főként akkor van jelentős hátránya, ha valaki bizonyos szempontú válogatást szeretne; a különböző szempontú visszakeresés a kártyák sokszorosítását igényli, és a frissítés unalmas, monoton és időigényes folyamat.
  3. kapcsos könyv: minden egyes tétel egy lap. A kártyákhoz hasonlóan rugalmas. Kicsit talán lassúbb a karbantartása, de mindenképpen mozgathatóbb. Leginkább az adatok betűrendes elhelyezésére alkalmas.
  4. számítógépes feldolgozás: tömérdek mennyiségű információ kezelésére használható, sokféle visszakeresési lehetőségre ad módot. Az egyes tételeket még tárgyszavakkal is elláthatjuk, mindez csak a használt szoftveren múlik. Nyomtató csatlakoztatásával valamennyi információt vagy akár azoknak csak bizonyos halmazát, illetve részeit is kinyomtathatjuk. Az automatizálás komoly előnyökkel járhat, de könnyen csapdába is eshetünk, mert nem minden esetben a számítógépes feldolgozás a leghatékonyabb módszer – bár a szoftverek és a technika fejlődésével ez folyamatosan változik. Nagyon sok múlik az adatmennyiségen, az adatok összetettségén, azon, hogy mihez kezdünk az állománnyal, és hogy milyen feladatok elvégzésére szeretnénk még a gépet használni.

 

A teleház-használók informálódását megkönnyíthetjük azzal is, ha mi magunk tárjuk eléjük a legaktuálisabb, vagy legkeresettebb információk körét. Erre többféle módszert is választhatunk pl. az információ forrásától, vagy a célközönségtől függően pl.:

  • link-gyűjtemények összeállítása
  • aktuális információk elhelyezése hirdetőtáblán vagy faliújságon,
  • referens-kérdések összegyűjtése, kidolgozása, megőrzése ill. közzététele.

(KÉP: hirdető oszlop)

Az elsődleges információk rendezése

Akármelyik módszert is választjuk az információk tárolására (kivétel a számítógép), el kell döntenünk melyik rendezés, biztosítja a legoptimálisabb mértékben a gyors és pontos visszakereshetőséget.
Az adatállománynak tartalmaznia kell a „soft” információkat, illetve azokat a másodlagos („hard” ) információkat is, amelyek nem hozzáférhetőek, vagy éppen nyomtatott formában könnyebben elérhetők. Különböző módon kell visszakereshetővé tenni ezeket az adatokat – név alapján, tárgyszavakkal, ügyfélkör, szolgáltatás-típus vagy település szerint.

Intézményi adatok rendezése


A legalapvetőbb besorolás az intézmények neve szerinti, betűrendben történő besorolás. Ajánlatos a teljes, hivatalos nevet használni, és utalásokat elhelyezni a többi formára. A gyakorlatban igazából nem számít, hogy mely névről utalunk a másik változathoz, viszont bizonyos esetekben hasznos lehet az emberek által ismert névhez helyezni az adatokat, még akkor is, ha az különbözik a hivatalos formától.
Ez a fajta besorolás különösen akkor fontos, ha a nyilvánosság elé tárjuk az adatbázisunkat. Nagyon sok intézmény kezdődik ugyanazzal a szóval (pl. a helységnévvel), ezért érdemes fordítani a szórenden, pl.:

Kecskeméti Alkotóház Művésztelep

Alkotóház Művésztelep, Kecskeméti

Egyes szakemberek helytelenítik a sorrend módosítását, de bizonyos esetekben hasznos lehet,  ha a tárgykör szerepel a tétel nevében, pl.:
Civil szervezetek számára, uniós pályázatok

Ezekben az esetekben az eredeti névhez utalót kell elhelyezni:

Uniós pályázatok civil szervezetek számára
lásd: civil szervezetek számára, uniós pályázatok

Minden tételnél  - az érdemi adatok mellett - szerepeltetnünk kell a munkánkat megkönnyítő adatokat is  pl.: a karbantartást könnyítő adatokat, tárgyszavakat, osztályozási jelzeteket.

Tárgyszó-rendszer

Egy közhasznú információs szolgáltatásban a legtöbb kérés – általában – valamilyen problémát megoldó szolgáltatásra vagy tevékenységre érkezik, nem pedig egy szervezet teljes nevére. Így az információkat a tevékenységek, felkínált szolgáltatások alapján is visszakereshetővé kell tennünk. Erre a célra használhatunk tárgyszó-indexet. Az index összeállításakor azokat a terminusokat válasszuk, amelyet a felhasználói körünk is használ – a hivatalos kifejezések helyett –, különösen, ha e kör is közvetlenül használni fogja majd a gyűjteményünket. Mindig helyezzünk el utalókat a tárgyszavak különböző változatairól.


Földrajzi helyek, nevek rendezése

 Ahol egy információszolgáltatás több körzetet, községet, nagyobb térséget kíván kiszolgálni, hasznos lehet a hely szerinti visszakeresés biztosítása. Ez többféleképpen is megoldható: a településeket egyrészt betűrendben is be lehet sorolni, főként, ha csak néhány olyan intézmény létezik, amely a lefedni szándékozott körzet egészére kiterjed.

Másrészt, ha a település szerepel az intézmény nevében, akkor a betűrendes besorolás már egyben csoportosítja is hely szerint a tételeket. Ilyenkor szükség lehet egy kis átrendezésre azoknál a neveknél, amelyek nem követik ezt a mintát, illetve nem tartalmazzák a település nevét, pl.:

Kunbaracs - Információs Csomópont és Teleház

Karbantartási adatok

Azon információk mellett, amelyeket a használók kérésére szolgáltathatunk, egyéb adatok rögzítésére is szükség van ahhoz, hogy megfelelően karbantarthassuk az adatállományunkat. Ilyenek:

  • az információ megszerzésének, utolsó módosításának vagy ellenőrzésének időpontja, amely nemcsak az érvényességet jelzi, hanem az aktualizálás szükséges idejét  is;
  • a kérdőív vagy frissítést kérő levél kiküldési ideje - ezzel kiszűrhetjük a vissza nem kapott kéréseket;
  • tárgyszavak;
  • helynevek, amelyeket a földrajzi helyek rendezésnél használtunk, és nem adódnak automatikusan a névből;
  • visszajelzés: a felhasználók megjegyzései a szolgáltatásról;
  • egyéb adatok: kapcsolatok vagy információk, amelyek egy adatmezőbe sem illenek be („Megjegyzések”).

A karbantartási információk mennyisége az állományok fejlettségétől függ. Minél nagyobb az adatbázisunk és minél szélesebb körű a szolgáltatásunk, annál valószínűbb, hogy a feldolgozást is egyre szisztematikusabbá kell tennünk. Ilyen esetekben a karbantartási információk rögzítésére használhatjuk az érdemi adatlap hátoldalát.
Egy kisebb közhasznú szolgáltatásnál bőven elegendő az adat begyűjtésének, aktualizálásának vagy ellenőrzésének a  dátuma.
Az ennél jóval mélyebb feldolgozásnál szükségessé válik a számítógépes feldolgozás.

Aktualizálás

A feldolgozott információk jellegüknél fogva folyton változnak. Nyitvatartási idők, rendezvények, hivatalok, tagsági díjak, előfizetések stb. gyakori változáson mennek keresztül. Ebből következően a rendszerünket  bizonyos időközönként frissíteni kell. Erre több módszert alkalmazhatunk - ám bármelyiket választjuk is, nagyon lényeges a rendszeresség és folyamatosság):


 Időközi aktualizálás

Minden egyes tételt évente legalább egyszer ellenőrizni kell, hogy a benne foglalt adatok aktuálisak-e még.
A közöttük eltelt időben is előfordulhat, hogy módosítanunk kell egy-egy adatot, amely különböző forrásokon keresztül jut el hozzánk, pl. személyes közlés, újságcikk, hírlevelek, cégismertetők vagy közvetlen kapcsolat útján. Ha a forrás megbízható, azonnal módosíthatjuk az adatbázisunkat. Ha nem, akkor jelzéssel kell ellátnunk a módosítandó adatot egy későbbi ellenőrzésig.
Ha év közben volt módosításunk, akkor is el kell végeznünk a rendszeres éves ellenőrzést.

Éves, rendszeres ellenőrzés

Előfordulhat, hogy bizonyos intézmények adatait egyszerre kívánjuk frissíteni, ilyenkor egy adott időpontban elmondhatjuk, hogy adattárunk olyan pontos, amennyire csak lehet. Ez azonban rengeteg plusz munkával jár, előfordulhat, hogy  túlórákat kell teljesítenünk (szerencsésebb eetben fizetnünk),  vagy önkénteseket kell  alkalmaznunk.
Másik megoldásként az aktualizálás idejét tehetjük arra az időpontra, amikor az anyagot először megkaptuk, vagy pl. egy szervezet esetében a rendszeres éves gyűlés idejére.


Ha aktualizálást kérünk egy intézménytől, célszerű az űrlapunkat a meglévő adatokkal elküldeni , így nagyobb az esélye, hogy vissza is kapjuk a frissített kérdőívet, és időt is megtakaríthatunk. Kerüljük el azokat az időszakokat, amikor sokan nem tartózkodnak a munkahelyükön pl. a nyári szabadságok idejét.
Vannak időszakok, amikor bizonyos típusú információk alkalmasabbak frissítésre, példának okáért az oktatással kapcsolatos események, adatok inkább a szorgalmi időszak alatt, semmint a szünidőben. Következő oldal >>