Betöltés...
 

4. Másodlagos információk

A legtöbb információ-szolgáltatásnak szüksége van bizonyos mennyiségű másodlagos információra is a kérések kielégítéséhez. A közhasznú információk gyorsan elavulnak, ezért  nyomtatott forrásaikra is gondosan figyelnünk kell.


A dokumentum-beszerzés alapelvei

1. A válogatást az a munkatárs végezze, aki a közösséget legjobban ismeri. 2. Az állománynak a speciális, helyi szükségletekhez kell igazodnia. 3. Elengedhetetlen a naprakészség: minden műnek aktuálisnak kell lennie. 4. A dokumentumok nyelvezete és szintje feleljen meg a potenciális felhasználói igényeknek. 5. Az állomány a gyakorlati problémamegoldásra koncentráljon. 6. Minden újonnan beszerzett dokumentum egy rést töltsön be, egy új nézőpontot kínáljon vagy egy új megoldást, hozzon.

7. A dokumentumállomány kialakításánál  figyelembe kell venni, azt is, hogy az ügyfél milyen szinten fogja használni.

A kiadványok és egyéb anyagok beszerzése

Ha beazonosítottunk egy szükséges dokumentumot, akkor azt be is kell szereznünk. Bizonyos anyagokat csak rendelés útján tudunk megszerezni, de vannak olyanok is, amelyekhez ingyen is hozzájuthatunk.

Ha a teleház szoros szakmai együttműködésben dolgozik a helyi közművelődési könyvtárral, vagy még ideálisabb esetben közös helyiségben működnek, a dokumentumok beszerzésénél kialakítható egyfajta munkamegosztás vagy együttműködés, ami a költségek terén is éreztetni fogja jótékony hatását.


Megvásárolható kiadványok

A kiválasztott dokumentumok beszerzése – különösen a közhasznú információk körében – egyáltalán nem olyan egyszerű, mint az első pillantásra tűnik. Lehetőség van közvetlenül a kiadótól is rendelni. Ennek van számos előnye (pl. lehet, hogy olcsóbban hozzájutunk a kiadványhoz, mint terjesztőn keresztül); de járhat bonyodalmakkal is (pl. egészen apró kiadók ragaszkodnak a készpénzes fizetéshez, míg a közintézményeknél esetleg korlátozva van az összeg, amelyet készpénzfizetésre fordíthatnak). Az Internet segítségével a távolabbi kistelepülések számára sem bonyolult ma már a dokumentum-beszerzés.

A megrendelés módjától függetlenül azonban mindig szükséges a rendelt tételekről listát vezetnünk, a felesleges duplikálások elkerülése érdekében. Ez a lista a beérkezett dokumentumok katalogizálásához is alapul szolgálhat az elkövetkezendő időszakban.

Időszaki kiadványok

Az időszaki kiadványok esetében nem szükséges rendelési listát vezetnünk, de mindenképpen tartsuk nyilván ezeket is cím szerint. Számítógépes rendszerek pl. (integrált könyvtári rendszerek - IKR angolul ILS) esetén általában önálló modult is használhatunk ezekhez  a kiadványokhoz.


Ingyenes kiadványok

Ezeket a használók általában el is vihetik, ezért beszerzésüket gyakrabban és nagyobb példányszámban kell elvégezni. Az egyszerűség kedvéért célszerű a kérőlevelet sokszorosítani, üresen hagyva a címzett, az igényelt kiadvány megnevezése és a kívánt példányszám mezőket. Hasznos nyilvántartani a kéréseket, hogy később ellenőrizni tudjuk, hogy a rendelt kiadvány megérkezett-e vagy sem.

A másodlagos  információs állomány alakítása


Az ilyen típusú információk előfordulása rendkívül sokrétű. A gyűjtemény szervezésekor a következő kategóriákat különíthetjük el:


1. könyvek: melyeket a használók és munkatársak együttes használatára, tárgycsoportok vagy osztályozási rendszer szerint besorolva helyezzük el a polcon
2. efemer (gyorsan elavuló) dokumentumok a kollégák munkájához célszerű a tárgyszó-indexnek megfelelő rendben elhelyezni, esetleg több alosztással, vagy osztályozási jelzetet használva – ez inkább a könyvtárban működő teleházakban hasznos .
3. efemer dokumentumok a használók számára: különféle tartókban, dobozokban, gyűjtőkben tárolandó anyagok, a különböző témák szerinti csoportosításban, lejtős elhelyezéssel, látható fedőlappal.
4. elvihető efemer anyagok: ezeket is speciális tárolókban érdemes elhelyezni, pl. az ún. prospektustartókban.


Image          Image          Image

Kiegészítő információk

Nagyon sok intézmény jelentet meg nyomtatott anyagot tevékenységéről, munkájáról. A leggyakrabban katalógusok, tagsági címlisták, alapszabályok, hírlevelek, éves jelentések, prospektusok, hirdetési brosúrák formájában. Minden ilyen anyag hasznos háttér-információval szolgálhat adatbázisunk számára, azonban beszerzésüket nem lehet garantálni. Gyakran csak a kapcsolat fenntartásával és folyamatos kérésekkel lehet megszerezni ezeket az anyagokat.


A kiadványok megérkezésekor mindig dátumozzunk, innen fogjuk tudni a dokumentum korát, és figyelmesen kategorizáljuk. A legegyszerűbb, ha minden szervezetnek nyitunk egy dossziét vagy borítékot. Ezekhez az anyagokhoz hozzátehetjük még az újságokból és folyóiratokból kimásolt, velük kapcsolatos cikkeket.

A gyűjteményt ellenőrizzük évente egyszer, és az aktualitását vesztett anyagokat selejtezzük. Ne felejtsük a kidobni való dokumentumokat, felajánlani a helyismereti gyűjtemény számára – ez lehet a könyvtárral történő együttműködésben egy felajánlható szolgáltatás vagy segítség a teleház részéről!

Osztályozás


A legtöbb – kisebb – közhasznú információs szolgáltatás számára elegendő az anyagokat különböző általános tárgycsoportokba sorolni, amelyek a használók igényeihez igazodnak.


Ha a gyűjteményünk már olyan nagy mértékű, hogy nem fedi le a teljes rendszert, akkor bonyolultabb osztályozási rendszer - amely az összes tudományterületet lefedi - kialakítására is szükség lehet. Már léteznek olyan külföldi példák, amelyeket a közhasznú témakör osztályozási rendszerének a kialakítására alakítottak ki. Ilyen pl. a NACAB, melyben a következő szempontok szerint lehet osztályozni a dokumentumainkat:

1. Kommunikáció
2. Utazás, közlekedés
3. Letelepedés, állampolgárság
4. Jog
5. Oktatás
6. Munkaügy
7. Nemzet és nemzetköziség
8. Család és egyén
9. Társadalombiztosítás
10. Egészség
11. Ingatlan
12. Adó
13. Fogyasztóvédelem
14. Szabadidő
Ezt a példát természetesen  nem kötelező követni,  saját magunk is kialakíthatunk egy osztályozási módszert.
Ha együttműködésben dolgozik könyvtár és teleház a településen, kérhetjük a könyvtáros segítségét abban, hogy kialakítsunk egy osztályozási rendszert az ETO (Egyetemes Tizedes Osztályozás alapján). Az ETO-n alapuló rendszer használatának az az előnye – többek között -, hogy az olvasó közönség ezzel találkozik a könyvtári dokumentumoknál is, így nem terheljük a potenciális használókat azzal, hogy újabb rendszer használatát kelljen elsajátítaniuk; a teleház dokumentumállománya viszont „önfeltáróvá” válik: a teleházban dolgozó munkatárs segítsége nélkül is könnyebben eligazodnak a használók.

A számítógép alkalmazása


Egy közhasznú információkat szolgáltató szervezetnek  szükséges a számítógép használata: az információ kereséséhez, tárolásához, rendszerezéséhez és szolgáltatásához.
Ha a szolgáltatásunkat ugyanis egy adatbázisba visszük be, akkor sokkal könnyebben és gyorsabban tudunk belőle érdemben is megfelelő információt előállítani. Ez a megoldás sokkal inkább felhasználóbarát, mint egy manuális rendszer alkalmazása, pl. esetenként  nem annyira bonyolult a kezelése. Az adatbázis használatán túl a számítógép segítségével az Internetről is sok hasznos információ gyűjthető.
Fel kell tenni azt a kérdést is, hogy ki fogja a gépet használni. Ha rendszeresen alkalmazunk önkénteseket, előfordulhat, hogy ők idegenkednek az új technikától, vagy  egész egyszerűen nem töltenek el elég időt nálunk ahhoz, hogy biztonsággal meg tanulják kezelni  az általunk használt adatbázist.

A teleházak esetében a számítógép ugyan  alapvető technikai eszköz, az optimális használatot előtérbe helyezve, és még mielőtt fejest ugranánk az információtechnológiába, meg kell válaszolnunk néhány alapvető kérdést:

 

  • Miért van szükségünk számítógépre?
  • Milyen funkciókat szeretnénk ellátni vele?
  • Melyik az a rendszer, amely leginkább találkozik igényeinkkel?
  • Ki fogja használni adatbázisunkat?
  • Honnan kaphatunk segítséget a rendszer működtetéséhez és karbantartásához?
  • Milyen képzéseken kell részt vennünk?


Számos oka lehet annak, hogy egy információszolgáltatásnak számítógépre van szüksége, de köztük lehetnek olyanok, melyek nem megfelelő szempontok. A következő válaszokkal nem a helyes úton járunk:
„Mindenkinek van már...”
„Jót tesz a szolgáltatás image-ének.”
„El kell költenünk a pénzügyi keretet, mert különben elveszik.”  - bár ez manapság nem túl gyakori helyzet....
Ez utóbbi esetre egyébként érvényes a „ha szemetet töltesz be, azt is kapsz vissza” elv. Mielőtt az információinkat gépre visszük, rendelkeznünk kell egy jól átgondolt, szervezett, logikus manuális rendszerrel, vagy legalább rendezési szempontrendszerrel,  ezt ugyanis nem teszi meg helyettünk a számítógép.
A helyes indokok:

  • gyorsabb, időtakarékosabb információhoz jutás
  • nagyobb mennyiségű adathalmaz feldolgozása
  • az információhoz jutás korszerű módja
  • rendszerezett adattárolás, hatékony visszakeresési lehetőség
  • több ember számára kínálunk közvetlen elérhetőséget

A felszerelés megvásárlása előtt el kell döntenünk, milyen feladatokra kívánjuk használni:

  • adatbázis építés
  • statisztika rögzítése (grafikus feldolgozása)
  • on-line kapcsolat külső adatbázisokhoz
  • szövegszerkesztés, táblázatkezelés
  • könyvelő vagy számlázó-program
  • grafikus tervezés (DTP)
  • Internet-használat
  • CD-ROM-on lévő adatbázisok használata
  • Multimédiás CD-ROM-ok használata

Ha mindezekre igényt tartunk, akkor igen erős hardvert kell beszereznünk, vagy több számítógépet vásároljunk, és belső hálózatot hozhatunk közöttük létre. Ebből az következik, hogy megoszthatjuk az erőforrásokat és hálózati nyomtatóval bármelyik gépről nyomtathatunk is.

A megfelelő hardver és szoftver kiválasztása: Különböző tényezőket kell figyelembe vennünk, az egyik a személyzet felkészültsége. Tételezzük fel, hogy csak minimális alaptudással vagy azzal sem rendelkezünk. Ilyenkor a következő lehetőségeink vannak:

  • kereskedő: ha kellőképpen megbízható, akkor fordulhatunk közvetlenül is hozzá, ám a számítógép-eladók az autókereskedőkhöz hasonlóan, minél komolyabb gépre  próbálják   a vevőt rábeszélni, függetlenül a szükségleteitől és érdekeitől
  • tanácsadók: rendszerint sokba kerülnek
  • más intézmények, teleházak: ahol már használnak számítógépes rendszert, tanácsokkal szolgálhatnak a saját tapasztalataik alapján. ( De vigyázzunk: elképzelhető, hogy nem szívesen ismerik el a hibáikat vagy rendszerük esetleges elavultságát - ami egyébként nem is olyan ritka ebben a rohamosan fejlődő világban.)
  • hálózatok: amelyek tanácsokkal és segítséggel szolgálhatnak közintézményeknek, civil szervezeteknek. Közvetlenül ők is segíthetnek vagy a megfelelő helyre, irányíthatnak.
Adatbázis-építés

A közhasznú információs állomány számítógépes rögzítését alátámasztó érvek:

  • bizonyos ponton túl egy manuális rendszerű állományt lehetetlen kezelni és aktualizálni, míg a gépi adatbázis gyorsan hozzáférhető és egyszerűen módosítható;
  • összetett kereséseket alkalmazhatunk, pl. tárgyszóra, földrajzi helyre és ügyfélkörre egyszerre lehet keresni;
  • egyetlen rekordot, de az adatbázis bizonyos szempontú leválogatását is kinyomtathatjuk a legkülönbözőbb formátumokban;
  • hálózaton vagy adathordozón keresztül megoszthatjuk adatbázisunkat más teleházakkal, intézményekkel vagy munkatársakkal;
  • a használóknak is közvetlen hozzáférést tudunk biztosítani nyilvános terminálokon - esetleg online is (megfelelő jogosultság mellett és akár térítéses szolgáltatásként);
  • az egyes tételeket átemelhetjük szövegszerkesztő vagy grafikus programokba további szerkesztés céljából.

 Amennyiben adatbázisunkban különböző típusú rekordokat szeretnénk rögzíteni, és azok között kapcsolatot létrehozni (ha pl. az intézmények adatai mellett fel akarjuk dolgozni a nyomtatott kiadványainkat is, valamint személyek adatait, és ezen adathalmazban egyszerre akarunk keresni), akkor az ilyen funkciókhoz már relációs adatbázis-kezelő szoftverre lesz szükségünk. (Ld.:Relációs adatbáziskezelő rendszer)

A szoftver kiválasztása: A szoftver kiválasztása előtt a következő kérdésekre kell választ kapnunk:

  • Van-e a kezelhető információmennyiségnek maximális határa? Ez természetesen függ a hardvertől is, de bizonyos rendszerek rendkívül lelassulnak, ha az adatbázis elér egy adott nagyságot.
  • Van-e korlátozás a rekordok számát illetően, vagy egy rekordhoz tartozó mezők illetve karakterszámok terén?
  • Nehézségek nélkül tudunk-e új rekordot létrehozni, vagy egy régiben módosítást végezni?
  • Lehetőséget ad-e különböző típusú nyomtatásokra?
  • Lehet-e más programokba adatot konvertálni?
  • Milyen keresőfelületet kínál a rendszer?
  • Van-e lehetőség a bevitt adatok érvényességének ellenőrzésére?
  • Milyen tudás szükséges az adatbázis építéséhez? Mennyi idő alatt lehet elsajátítani és autodidakta módon is meg lehet-e tanulni?
  • Mennyire használható a rendszerhez kapott dokumentáció?
  • Létezik-e több-felhasználós verzió?
  • Milyen a fejlesztő támogató szolgáltatása? Létezik-e felhasználói kör?

Adatbázis-építés:
A vásárlást és telepítést követően megkezdődhet az adatbázis-építés. Minden adatbáziskezelő programnak megvan a maga rendszere az adatok rögzítésére, így most csak néhány általánosság:
Először határozzuk meg az adatbázis szerkezetét. Ha egy manuális rendszert viszünk gépre, akkor ez a szerkezet már létezik.

Meg kell határoznunk a kitöltendő mezőket, valamint azok hosszúságát. Ha rendszerünk engedi, ráhagyással dolgozzunk, így a későbbiekben nem kell változtatnunk.
Előnyös lehet, ha a beíró felületen a mezők sorrendje megegyezik az intézményeknek kiküldött kérdőívével, mert ez megkönnyíti az adatrögzítő munkatárs dolgát.

A számítógépes adatbázis nagy előnye az adminisztrációs feladatok automatizálása, pl. az intézményekhez postázandó, frissítést kérő levél előre testre szabható.


Amikor az adatkérő levelet először küldjük ki egy intézményhez, mindenképpen vegyük figyelembe az adatvédelmi szempontokat! Az aktualizálást kérő levél kiküldésekor hasznos lehet abban az adatbázisban szereplő adatokat megküldeni, annak érdekében, hogy az ottani adminisztrációnak csak a módosításokkal kelljen az időt töltenie.
Minden adatbázis-kezelő rendszerben léteznek különböző szempontú rendezési funkciók, pl. tárgyszavak betűrendjében, a szervezet nevének betűrendjében, vagy dátum, esetleg rekordazonosító, illetve településnév szerint. Ennek elsősorban nyomtatáskor van szerepe.
Erre a célra egyébként a nagyobb rendszerek általában ún. jelentéskészítő (report) modult használnak. E modul lehetőséget ad az információk kinyomtatására, előre meghatározott formátumban, valamennyi vagy csak bizonyos, kiválasztott adatmezők megjelenítésével. Különböző célokra sokféle report-ot készíthetünk előre. Egyes integrált csomagokban az adatbázis rekordjait szövegszerkesztő programmal is átdolgozhatjuk.

Az adatbázis alkalmazása


Meg kell határoznunk az adatbázis potenciális használóit:
Csak a személyzet számára jelent eszközt a kérdések megválaszolására vagy a nyilvánosság számára is hozzáférést biztosítunk?
Az adatbázisunkat eljuttatjuk-e más intézményekhez is, vagy esetleg értékesítjük?
Ezeket a kérdéseket még a hardver és szoftvervásárlás előtt célszerű megválaszolni, tehát egészen a kezdeti stádiumban. Pl. ha úgy döntünk, hogy online hozzáférést biztosítunk adatbázisunkhoz, akkor egy sok-felhasználós rendszert kell vásárolnunk, amely olyan védelmi rendszerrel rendelkezik, mellyel letilthatjuk bizonyos felhasználóktól a törlési és módosítási jogot.
Az információ-feldolgozó rendszerekben a különböző formátumokban megjelenő információt úgy tároljuk, hogy ezeket szükség szerint vissza tudjuk keresni. Az adatok tárolási szerkezete döntő a további használatot illetően.
Ha a szerkezet lazább, szövegszerű, akkor a dokumentumok (könyvek, cikkek stb.) képezik a legkisebb elérési egységet, és ezen belül az információ közvetlenül ritkán hozzáférhető a kezelőprogram számára. Ha az adatok tárolására kötöttebb és finomabb szerkezetű, akkor sokkal kisebb adatelemek is elérhetők.
Az adatokból előállított adatállomány a logikailag összetartozó adatok tömbje.
Az adatok feldolgozása egy adatbázis-kezelő rendszer segítségével történik. Ennek a feladata a hozzáférés biztosítása és az adatbázis funkcióihoz való hozzáférés biztosítása.

A legfontosabb ilyen műveletek:


- az adatállomány létrehozása
- keresés az adatállományban
- a találatok megjelenítése, nyomtatása, listázása
- az adatállomány rendezése
- új adatállomány létrehozása meglévő adatokból, adatok másolása
- az adatok karbantartása

Adatvédelem

 A számítógépen tárolt adatokat sokféle veszély fenyegeti, ezek ellen  védekezni kell. Adatvesztés állhat elő a számítógép vagy programjainak hibája vagy a használó figyelmetlensége miatt. Elengedhetetlen a korszerű vírusvédelem biztosítása:  víruskezelő rendszerek telepítése és folyamatos frissítése.

Néhány vírusvédelmi rendszer és letöltési lehetőségük: ORIGO Szoftverbázis

Következő oldal >>