Betöltés...
 

Távügyintézés - A TITÁN projekt

A TITÁN projekt 

(Esettanulmány Szegedről)

 

Projekt neve: Önkormányzati Közigazgatás Feladat és Hatáskörét lefedő standard, komplex informatikai környezet létrehozása

Projekt célja: Egységes önkormányzati közigazgatás megvalósítása országosan, nem csupán feladatszintű azonosság, hanem alkalmazott eszköz és módszertani azonosságot biztosítva az ország egész területén. (Az e-Magyarország, e-Europa programok stratégiai céljainak megfelelően.)

A projekt műszaki alapja: irodaautomatizálás, folyamatoptimalizálás, szervezéselmélet, szervezetépítés, WorkFlow (sok tekintetben átvet módszertanok, másrészt a fejlesztői team saját módszertani alapjain)

A projekt koordinálását és jelentős finanszírozását Szeged MJV végezte, másrészt a 100%-ban önkormányzati tulajdonú Szegedi Informatika Kft. szakmai és technológiai támogatást adott. A projekt 2000-re túlnőtte a városi kereteket és a régióban (Bács, Békés, Csongrád megye) felmerülő igények szívóerejének engedve, a technológia gazdák létrehozták a Regionális Információtechnológiai Központ Rt.-t (RITEK) Szegedi központtal, mely továbbviszi és szélesíti a projektet.

A RITEK Rt. Alapító Okiratában megfogalmazott célja: Önkormányzati Közigazgatás Feladat- és Hatáskörét lefedő standard, komplex informatikai környezet létrehozása c. projekt megteremtése, üzemeltetése és fejlesztése. Egységes önkormányzati közigazgatás, nem csupán feladatszintű, hanem alkalmazott eszköz és módszertani azonosság megteremtése az ország egész területén. A rendszer használatával korszerű, egyablakos ügyfélszolgálati rendszer vezethető be. A lekérdezések és a döntési folyamatok magas szintű és látványos térinformatikai támogatással kombinálhatóak.

Az információs társadalom kihívásaira felkészülve a rendszer alkalmas arra, hogy az Internet segítségével egyrészt bőséges tájékoztató jellegű információt szolgáltasson az adott önkormányzatról, másrészt biztonságos ügyfél-azonosítás mellett egy rugalmas és költségtakarékos távügyintézési lehetőséget, nyilvános fórumot biztosítson a lakosság és az ügyfelek részére.

Tevékenysége során a cég felmérte az önkormányzati közigazgatás mintegy 3200 feladat, és hatáskör gyakorlásához kapcsolódó eljárásrendszert, meghatározta azt a 800 közigazgatási folyamatot mely a feladatellátás gerincét alkotja. A 800 folyamatból 300-at talált alkalmasnak, és célszerűnek arra, hogy a legkorszerűbb irodaautomatizálási technológiákkal támogassák. A folyamatokat ezért speciális folyamatleíró adatbázisokba szerkesztették. A folyamatok kiegészülnek a feladatellátáshoz szükséges adatkörnyezet standardizált, több mint 5600 alapadatot tartalmazó adatbázis rendszerrel. Ez a két alapelem kiegészül egy komplex Internet alapú alfanumerikus és térinformatikai döntéstámogatási rendszerrel is.

A módszertan lényegét saját fejlesztésű WorkFlow (munkafolyamat) vezérlő rendszer biztosítja, melynek másfél éves fejlesztés eredményeként elkészült a folyamatvezérlést biztosító magja. (WorkFlow Engine - RWFME) A WorkFlow Engine az önkormányzati közigazgatás Internet alapú, egyablakos ügyintézés, intelligens város projektekben kerül bevezetésre, ahol az érintett település lakossága, az Interneten keresztül is nyomon követheti ügyeinek alakulását. A WorkFlow-n kívül nyilvántartás alapú adatbázisok és integrált csoportmunka környezet, valamint térinformatikai megoldások is segítik a TITÁN rendszeren alapuló ügyviteli rendszerek és távügyviteli megoldások működését, működtetését.

VII.1 Előzetes vizsgálatok a projekt elején

A munkaszervezés alapjának a folyamatokat tekintjük, folyamat alapú szervezetet kell felépíteni. A folyamatokat elemi események alkotják, ezeknek az eseményeknek a megfelelő sorrendbeli lefutása a folyamat végrehajtása. Az elemi események olyan szintig kerülnek meghatározásra, hogy jól definiálható módon hozzá lehessen rendelni egy megfelelő tevékenységi jogosultsággal (végrehajtás, közreműködés, véleményezés stb.) szervezeti egységet. Az elemi eseményeknél meghatározásra kerül ugyanakkor azoknak az adatoknak, a köre is, amelyekre az esemény végrehajtásakor szükség van, ill., melyek ezen esemény végrehajtásakor keletkeznek. A folyamatszervezés, s a döntéstámogatás szerves része, hogy az elemi események felépítésekor meghatározzuk azokat az információs köröket, melyek az elemi esemény végrehajtásához szükséges szakszerű döntések meghozatalához szükséges.

Legfőbb mérőszámok:

Elemi eseményre

  • Gyakoriság – mely megmutatja, hogy egy nap alatt átlagosan hányszor kerül végrehajtásra az elemi esemény

  • Prioritás – mely az eseménypont végrehajtásának súlyát adja meg

  • Erőforrás szükséglet:

  • Idő – a végrehajtáshoz szükséges átlagos időt (órát) jelenti

  • Ember – a végrehajtáshoz szükséges létszámot határozza meg

  • Információ – az esemény végrehajtásához szükséges információs köröket, az információszolgáltató környezet

  • Szakmai tudás – az esemény végrehajtóinak összesített szakmai felkészültségének mutatói

  • Pénzügyi ráfordítás – az eseménypont végrehajtásával jelentkező kiadások

  • Átvitel – mely, megmutatja, hogy a következő elemi esemény végrehajtásának elkezdéséhez, jelen érintett esemény befejezését követően, milyen feltételek teljesülnek. Legfőbb mérőszáma, a következő esemény bekövetkezéséig eltelt idő.

A folyamatokra tekintve a folyamat mutatói hasonló alapokon nyugszanak, kiegészítve azzal, hogy tulajdonságaik, és erőforrás szükségleteik meghatározása rendkívül bonyolult, hiszen a bennük foglalt összes elemi eseményre kalkulálva, számolandóak, s kerülnek optimalizálásra. S mivel folyamatalapú optimalizálásról, s nem esemény alapúról beszélünk látható, hogy az eseménypontokra számolt erőforrás meghatározások tovább bonyolódnak. Az Önkormányzati Feladatellátás megközelítőleg 800 folyamatot definiál, melyek megközelítőleg 13.000 elemi eseménypontot foglalnak magukban, ezek együttesen alkotják az Önkormányzati Közigazgatás rendszerét. Ez a rendszer azzal a sajátos tulajdonsággal is rendelkezik, hogy a „Gyakoriság” tulajdonságra értelmezhető módon nincs hatással, hiszen a hivatalellátás feladatait zömmel a lakosság generálja. Megállapíthatjuk tehát, hogy a „Gyakoriság” önkormányzatonként más, maximum kategóriákat határozhatunk meg, mely tulajdonság rendkívül nagy hatással van az erőforrás tényezők számszerűsítésére.

Tekintsünk egy egyszerű példát. Célunk, hogy a hivatal létszámát („Ember erőforrás”) csökkenteni akarjuk. Érezhető, hogy ebben az esetben minden más erőforráson növelnünk kell, ezek mértéke, egymás közti elosztása a kérdés. Általában a létszám csökkenését, a pénzügyi ráfordítások csökkenésével párhuzamosítják, látható hogy ez nem feltétlenül igaz, de másodlagos szempontnak kiköthetjük. További szempontként támasztható, és a hivatali ellátásnál fontos szempont, hogy az „Idő” tényező megfelelő legyen. Célszerű tehát elvárnunk, hogy a szervezet átalakítást oly módon hajtsuk végre, hogy a folyamatok lefutási ideje csökkenjen. Ennek a komplex feltételrendszernek a teljesülését látható módon, a „Szakmai tudás” és az „Információ” erőforrások, valamint az „Átvitel” tulajdonság nagyfokú növelésével érhetjük el.

Könnyű belátni, hogy míg a „Szakmai tudás”-t oktatással érhetjük el, addig az „Információ”-t az informatika, mint eszköz segítségül hívásával növelhetjük. Bizonyított tény az is, hogy a legnagyobb hatékonyságnövekedést ezen két tényező optimális arányú növelésével lehet elérni. A folyamatok lefutásának ideje tovább növelhető az „Átvitel” informatikai vezérlésével, melyet a korszerű irodaautomatizálásban WorkFlow-nak hívunk.

Az összefüggéseket az erőforrások között a végtelenségig sorolhatnánk, s a láncolatokat emberi ésszel szinte felfoghatatlan mértékig fűzhetnénk. Ezzel a problémával foglalkozik a matematika operáció-kutatás témaköre, melynek alapjait segítségül hívva, meghatározható, hogy mi legyen az erőforrás ráfordítások optimuma (pl. legkisebb költség, vagy a legkisebb létszám, vagy akár a legbutább emberek) Az optimum meghatározásakor a másodlagosan, harmadlagosan, és így tovább meghatározható szempontrendszerek adnak egy optimum láncolatot. Ezen optimum láncolat kiválasztása esetén meghatározható azon esemény erőforrás rendszer, mely a legkisebb eseményköltséget eredményezi.

Látható az is, hogy felállítva a megfelelő optimum láncolatot, meghatározhatók azok az erőforrás keretek, melyek ezek teljesítésére megfelelnek. Az erőforrások rendszerét összesítve kapjuk az eseménypont költségét (s itt nem a forint alapú költségtényezőre utalunk – igaz ez is lehet, az optimalizálás célja) Megvizsgálva az erőforrás szükségletet, egyszerűen belátható, hogy rendkívül szoros a kapcsolat az egyes összetevők között.

Ezeket a gondolatokat megtalálhatjuk azon ismert fogalmak, mint a Humán Erőforrás Management, a Knowledge Management, Idő Management területén. Látható azonban, hogy esetünkben ezeknek a tényezőknek a komplex kezeléséről beszélhetünk.

VII.2 A RITEK Informatikai Koncepciója

Mottó: Az informatikai fejlesztés nem cél, hanem eszköz.

A Regionális Információtechnológiai Központ (Ritek) által közvetítendő technológiák iránt támasztott alapkövetelmények:

  • Költséghatékonyság

  • Korszerű, előremutató, időtálló fejlesztési technológia

  • Lakosság Interneten keresztüli kiszolgálása

  • Controlling, Monitoring, Döntéstámogatás

  • Függetlenség a technológia beszállítóitól

  • Feleljen meg a dinamikus jogszabályi környezet által adott sajátos kihívásnak

A felmerült igényeknek megfelelő koncepció alapjain az alkotó szakértő team 1999 óta tudatos irányt követve dolgozik, s ennek a munkának eredményeként léphetett ki a koncepció, a fejlesztés, a régió nyilvánossága elé. (Ellentétben sok mostanában divatos megoldással, miszerint fizikai háttér, alapok nélkül kerülnek projectek koncepciók, kiajánlásra.) A teljes fejlődési irányvonal papírra rögzítése, a közelmúltban fejeződött be, melynek főbb technológia alapjai ma is szerzői jogvédelem alatt állnak, s részletes szakmai szintű publikálásukra nincs mód. Ennek oka, hogy a koncepció olyan korszerű irodaautomatizálásra épül, melynek nemzetközi szabványrendszere is nagyon fiatal, igen sok technológiailag új elemet rejt magában.

VII.2.1 Környezettanulmány

Jelenleg az önkormányzati munka területén kevés a kötelezően előírt, alkalmazandó számítógépes szoftver. Ez azt eredményezi, hogy „az ahány ház annyi szokás” elvén, gyakorlatilag nincs az országban kettő, egyforma informatikai rendszerrel dolgozó polgármesteri hivatal. Ez azért érdekes, hiszen az önkormányzati közigazgatás feladatrendszere jól definiált, s általános érvényű. A teendők listája mindenhol megegyezik, a végrehajtás módja azonban ezerféle árnyalatban pompázik a magyar közigazgatás, korántsem felhőtlen egén. Ahány önkormányzat annyiféle módon próbálta az informatikai rendszerét fejleszteni, azon cél érdekében, hogy a munkafolyamatokat könnyítse a számítógép. Ezt azonban a mai napig nagyon kis hatékonysággal mondhatják el magukról az önkormányzati szektorba bedolgozó informatikai szoftver-, vagy megoldásszállító cégek. A koncepció megalkotói által megtekintett rendszerek leglényegesebb közös tulajdonságai:

  • Statikus elkülönülő elemekből álló szoftverek, melyek az adatbázis szintjén sem felelnek meg az integráció fogalomkörének.

  • A döntéstámogatási felületek kidolgozatlanok, informatikus szintű hozzáértést igényelnek, holott céljuk pont a felső vezetői döntések támogatása lenne

  • Nehézkes jogszabálykövetés, komoly függőség a szoftver fejlesztőitől, az Önkormányzat egy idő után kiszolgáltatott helyzetbe kerül.

  • Az alkalmazott munkaerő hatékonyságát szinte sehol sem mérik.

  • A meglévő munkafolyamatokra alkották meg az ezt kiszolgáló számítástechnikai környezetet, ami a régi, elavult munkamódszerek újszerű eszközökkel történő továbbéltetését jelenti.

A problémák ugyanakkor szinte mindenhol ugyanazok. Egyértelműen kijelenthető, hogy az Önkormányzatok nemhogy nem működnek együtt, s kormányzati ráhatás hiányában el sem várhatjuk tőlük, de a rendszer anarchisztikus volta miatt szinte rivalizálnak egymással. Mibe kerül mindez? Csak a 22 megyei jogú városra számolva, az elmúlt néhány évben az alkalmazott informatikai rendszervásárlásra, fejlesztésre fordított források, becsült értéken meghaladják az egymilliárd forintot.

A Ritek szakértői ebben a környezetben mégis az Önkormányzati Közigazgatás Standardizálását tűzték ki célul. Ennek elsődleges oka, az a szándék, mely szeretné megszüntetni ezt a nem túl áldásos, heterogén állapotot. Ugyanakkor, a régiót alkotó közigazgatási egységek számszerű többsége nem képes saját adataink a megfelelő szintű tárolására sem, nemhogy azok elemzésére – s itt nem a szándék hiányzik, hanem az alkalmazandó technológia, s ennek a megvalósításához szükséges anyagi erőforrás. Régió és kistérség elemzésekről pedig egyáltalán nem beszélhetünk, mikor az egymás mellett lévő települések adatbázisai köszönőviszonyban sincsenek egymással.

A Dél-alföld alkalmas a feladat végrehajtására. Jelentős tudásközpont, kiemelt informatikai szellemi tőke bázis (Egyetemi képzés). A régió városainak vezetői, s a hivatalok irányítói személyes indíttatásukból adódóan már igen sokan felismerték a fejlesztés szükségszerűségét. Egyes városok jelentős anyagi ráfordításokat tesznek a városuk, a régió, érdekében, melyek a hatékony munkavégzés során, az informatikai rendszerek felállítását követő rövid időn belül megtérülhetnek. (költséghatékonyság)

A lakosság egyre nyitottabb lesz az Internetes technológiák előtt, s felmérések alapján, szívesen fogadnák, ha pl. a helyi adó bevallásukat otthonról, az Infosztrádán tehetnék meg. A világ tehát megérett a legkorszerűbb technológiák alkalmazására.

VII.2.2 A közigazgatás sajátos helyzete

Az önkormányzati közigazgatásnak több mint 3000 elkülönülten definiálható feladatot/hatáskört kell ellátnia, míg egy klasszikus kereskedelmi vállalat alig több mint 30, egymástól jól elkülönülő feladatot tudd megfogalmazni magának. A szorzó tehát 100 szoros. Míg a vállalati szektorban az informatikai fejlesztésre fordítandó pénz az eredmény 3-11%-a, addig az önkormányzatoknál ez a tétel ezrelékekben mérhető.

Míg egy vállalat működésére vonatkozó jogszabályi környezetváltozás az utóbbi időkben nagymértékben lassult, addig az önkormányzati munkát érintő paragrafusok változási sebessége nem utal fékhatásra. A vállalati szektor önszabályozó, profitorientált, nem engedheti meg magának a legnagyobb hatékonyság elvétől való eltérést, s ez a kialakult gyakorlatban, jogszabályozásban is érvényt szerez magának. Nagyságrendekkel több gazdasági társaság működik ma hazánkban, mint önkormányzat.

Megjósolható, hogy amíg az önkormányzati közigazgatás önmaga folyamatait nem szabályozza le, addig nem alakul ki egységes felfogás, szemlélet (Hasonlóan a vállalati szféra, legnagyobb nyereség elméletéhez – lehetne ez, például a „leggyorsabban kiszolgált állampolgár” elmélete). Szemléletbeli váltásra tehát szükség van, de sajnos ez még önmagában kevés, a profi szolgáltatás eszközére is szükség van, s ez az eszköz ma még nem áll rendelkezésre.

VII.2.3 A RITEK által képviselt fejlesztési irányvonal

A feladat adott: olyan hatékony önkormányzati működést kell tervezni, s informatikailag támogatni, mely mérhető módon szolgálja a települések lakosainak érdekeit. Tegye ezt oly módon, hogy a település irányítóinak döntéseihez, megfelelő információ álljon rendelkezésre, rendszerezett formában, a hivatali munkafolyamatok átláthatóak, s nyomon követhetőek legyenek. Az informatikai törekvéseket, irányvonalakat úgy kell szabni, hogy adaptálhatóak legyenek (s megfizethetőek) akár egy 800 fős kistelepülés hivatalába is. Mindenek előtt, meg kell, hogy feleljen, a fentebb alapkövetelményként felsorolt kritériumoknak.

A főbb fejlesztési szakaszok tehát:

  • Önkormányzati Standardizált Adatbázis építés

  • Önkormányzati folyamatok standardizálása

  • Szolgáltató környezet megalkotása (WorkFlow)

  • Betanítás, üzembe állítás

Önkormányzati Standardizált Adatbázis (ÖKSA)

Minden olyan adat, amely valamilyen módon, formában, bármely törvényi, jogszabályi előírás folytán előfordulhat az önkormányzati közigazgatás feladat- és hatáskörének ellátása közben, rendezett és rendszerezett formában beépítésre kerül a leíró adatmodellbe. Az adatmodell megalkotása, nem egyenlő ezen adatbázisok feltöltésével!

Ezek közé az adatok közé tartozik az elektronikus iktatás, a pénzügyi rendszer, a gyámhivatali nyilvántartások, a szabálysértési és a helyi adózási információk rögzítése.

Önkormányzati folyamatok standardizálása

Minden folyamat, amely az önkormányzati közigazgatás területén bármely törvényi, jogszabályi előírás nyomán előfordulhat az önkormányzati közigazgatás feladat- és hatáskörének ellátása közben, szigorú folyamatalkotási szabályok között rögzítésre kerül.

Szolgáltatói felület megalkotása

Amikor az adatok és a folyamatok is rögzítésre kerültek, akkor és semmi esetre sem előbb lehet elkezdeni a folyamatokat kiszolgáló szoftverkörnyezet megalkotását. A szolgáltatói felület része továbbá az az űrlap tár, mely a teljes hivatali működési felületet lefedi, s minden folyamathoz hozzárendelhetünk egy kezdeményező űrlapot, akár digitálisan, akár papír alapon.

Betanítás, üzembe állítás

A technológiai ugrással járó minőségi tudásanyag szükségletre fel kell készülni, a dolgozókat képezni kell, úgy a megfelelő számítógépes program használatára, mint a folyamatalapú ügymenet gyakorlati végrehajtására, szemléletére, még akkor is, ha a rendszer fejlesztőinek alapkritérium az egyszerűen kezelhető programok megalkotása.

El kell fogadtatni, hogy minden dolgozó, aki a rendszerben dolgozik, „mérve” lesz, felettesei azonnal látják, hogy milyen hatékonysággal dolgozik, milyen elintézendő feladatai vannak éppen, stb.

Az üzembe állítás másik kritikus és költséges pontja, az adatbázisok feltöltése. A teljes adat szintű rögzítésről le kell mondani, az aktuális jellemző adatok tárolását mindenféleképpen meg kell oldani, ezek jelentik ugyanis a döntéstámogatási rendszerek alapjait.

A fejlesztések alapot és lehetőséget szolgáltatnak minden településnek az egyablakos ügyfélszolgálati rendszer bevezetésére. Ehhez ki kell alakítani az egyablakos ügyfélszolgálat informatikai alapjait. A technológia még új, de 2001 vége óta egyes elemei folyamatosan bevezetésre kerülnek.

Az önkormányzatnál nagyon sok olyan adat van, melyek szigorú adatvédelmi törvények előírásai alá esnek. Ezeket azonban valahogy ez a szektor nem veszi komolyan, vagy nem akarja komolyan venni. Adaptálni a banki, vagy a vállalati szektorban üzemelő egyablakos rendszereket technológiai szinten nem lehet.

Keresni kell tehát, egy olyan szoftverkörnyezetet, mely lehetővé teszi a folyamatok vezérlését (WorkFlow), amely egységes és rendezett adatbázis környezetre illeszthető, melyre építve a dinamikusan, gyorsan változó jogszabályi környezet okozta nehézségek, hatékonyan háríthatóak, s sorolhatnánk a fentebb megfogalmazott igényeket is.

Sokáig a probléma az volt, hogy ilyen környezetet nem lehetett találni. A megoldás adott volt: ki kell fejleszteni. A fejlesztéshez a meglévő szabványrendszer adott, csak néhány ponton kell korrigálni. Felhasználva a hazai egyetemek szellemi potenciálját, mire a fejlesztési szakaszaink a szolgáltató felülethez érnek, a WorkFlow vezérlő (Engine) technológiája is adott lett. Természetesen a munka még sokáig fog tartani. Az ilyen új területeken összegyűlő tapasztalatok újabb programverziók elkészítését indukálja. A technológia tehát előállítható, s előállítása a terv szerint halad, utat törve ezzel a közigazgatási irodaautomatizálás területére.

VII.3 Az elektronikus ügyintézés

Az elektronikus ügyintézés dokumentációja a TITÁN rendszerben több 100 oldalt tesz ki, ezért csupán egy vázlatos, kivonatos közlésre van lehetőségünk, de a kialakított környezetről elegendően átfogó képet lehet így is kapni, hogy tükrözze törekvéseinket.

VII.3.1 Keretek

Elektronikus ügymenet kialakításának felosztása belső és külső ügymenet elektronikussá tételére.

Az elektronikus ügymenet fokozatai:

  1. Nyilvántartások vezetése.

  2. Keletkezett outputok elektronikus tárolása

  3. Feladatok elektronikus nyilvántartásai

  4. Az ügymenet során keletkező feladatok végrehajtásainak elektronikus támogatása

A legtöbb önkormányzat (főként a nagyok) az 1. szintnél tart, néhol a 2. szintet érintve.

Egy elektronikusan aláírt dokumentum addig érvényes, amíg ki nem nyomtatják.

Törekedni kell a dokumentumok minél hosszabb idejű elektronikus formában tartására.

Az elektronikus aláírási törvény létrejött, de

Jelenleg egyetlen önkormányzat sem képes, sem aláírva, sem aláíratlanul elektronikus dokumentumot fogadni. Ennek fő oka a közigazgatás többi szereplője által megkövetelt papír alapú rendszer.

VII.3.2 Ügyintézési célok az önkormányzatoknál

A nyilvántartás alapú rendszereket integrálni (TITÁN környezetbe): Szociális ágazat, Építéshatóság (vagyonkataszter – IKV), Eb-nyilvántartás, Könyvelés, Iktatás, Adó osztály, Nyilvános publikációk, KSH adatszolgáltatás

Output-ok egységes formában (lehetőleg minden rendszeren belül keletkezzen)

  • Rendszeren belül keletkezők

  • Rendszeren kívül keletkezők (szövegszerkesztővel, más célszoftverek kimenetei)

  • Tárolási feltételek

Kiterjesztés alapú bevezetés (hivatal intézmények gazdasági társaságok)

Módosítani az iratkezelési szabályzatokat

Feladatok nyilvántartása teljes egészében egységes csoportmunka rendszerben (TITÁN)

Külső szakfeladatokat ellátókat folyamatosan bevonni a rendszerbe

Betekinthetőség kiterjesztése az ügyfelekre

VII.3.3 Az alap munkakörnyezet

A TITÁN rendszernek 2 fő vetülete van. Egyrészt egy modulárisan bővíthető adat nyilvántartási és visszakeresési környezet, valamint egy munkafolyamat automatizálási alrendszer, mely az ügymenetek üzleti logikájának levezérlésre alkalmas, így biztos alapot nyújt a magas szintű szolgáltatások automatizálásához.

Az alaprendszer az egységes csoportmunka környezet mellett egységesített adminisztrációs eszközöket is nyújt. A bejelentkezések kezelő feladata a felhasználók autentikálása a rendszer használatára. A szervezet szerver tartalmazza a rendszert használó szervezet felépítését és humán erőforrásait. Az felhasználók általános tájékoztatására való a hirdetőtábla, de központi felülten menedzselhetik az operátorok a rendszerbe telepített modulokat is.

A feladatkezelő modul a rendszerben felmerülő feladatok tárolását, kiosztását és elvégzését segíti. Feladatlistában tekinthetők meg a különböző státuszú feladatok. Feladatok küldhetők szervezeten belüli csoportnak, illetve konkrét felhasználónak. A feladatok összekapcsolhatók, dokumentumok csatolhatók hozzá.

Feladatok állapotváltásai

  • Kiadva: új feladat felvételekor; senki sem vállalta még el

  • Elfogadva: a feladat címzettje elfogadta

  • Visszaküldve: a feladat címzettje visszaküldi azt a kiadó személynek

  • Továbbítva: a feladat címzettje más számára továbbította a feladatot

  • Visszavonva: a feladatot kiadó személy visszavonja azt a címzettől

  • Jelentés: a feladat elvégzése folyamatban van, és százalékosan jelzi a feladat készültségi fokát

  • Megjegyzés: tájékoztató jellegű információ került hozzáfűzésre

Feladatok státuszai

  • El nem fogadott: a megbízott felhasználó még nem fogadta el a feladatot

  • Elfogadott: a megbízott felhasználó már elfogadta feladatot

  • Folyamatban lévő: a megbízott felhasználó már foglalkozik a feladattal; a készültségi foka nagyobb, mint nulla százalék

  • Elkészült: a megbízott felhasználó a feladatot készre jelentette

  • Archivált: a megbízott felhasználó a feladatot archív állapotba helyezte (külön listában jelennek meg)

Funkciók

  • Listázás: szűrés, rendezés (kapott, adott, továbbított, archivált, feladatfa)

  • Beosztottak feladatlistája (szervezeti egység vezetőjeként)

  • Hozzáadás: új feladatok kiadása (utasítás, feljegyzés, privát)

  • Nyomtatások (kapott feladatok csoportosított nyomtatása)

A folyamatvezérlő kliens modulból lehetőség van folyamatok indítására, és a folyamatvezérlő által a felhasználó számára kiosztott feladatok megtekintésére, és ezek elintézésével.

Funkciók:

  • Folyamatok (folyamatindítás)

  • Feladat listák: szűrés, rendezés (új+elvállalt, elindított, elkészített, továbbított)

  • Műveletek feladatokkal (elvállalás, elindítás, elkészítés, félbehagyás, visszaadás, továbbítás, visszavonás)

  • Feladatok részletei

 

A dokumentum szerver modulban lehet – folyamatazonosítók, vagy egyedi űrlap-azonosítók alapján - a folyamatokban előforduló dokumentumokat keresni, illetve megtekinteni.

A TITÁN rendszerhez ezen kívül több összetett célú modul is készült. Ilyenek például az iktatással, pénzüggyel, szociális igazgatással, stb. foglalkozó modulok. Ezek közül néhányról vázlatosan:

SAMU (Személyzeti Adatnyilvántartás és Munkaügy)

Teljes körű munkaügyi nyilvántartásra alkalmas rendszer. Képes egyszerre több intézmény kezelésére. Alkalmas a közalkalmazotti, és köztisztviselői jogviszony teljes körű kezelésére, munkaszerződések, és megbízási szerződések nyilvántartására. A rendszerből előállíthatóak a szükséges nyomtatványok (KJT szerinti, és egyéb minták alapján készült kinevezési, stb... okmányok). A fenntartó számára fontos információkat képes összegyűjteni, a bérköltségek egységes áttekintésére ad lehetőséget. Munkaügyi funkciók teljes körű kezelése: szabadság, és munkaidő nyilvántartás. Létszám, és bér adatok automatikus átadása az ETRIUSZ számára.

ETRIUSZ (előirányzat tervező modul)

Előirányzat tervezés: normatív tervezés, költségvetési keretszámok összeállítása, elemi költségvetés elkészítése. Kapcsolatok kezelése, részben-önálló intézmények kezelése. Intézményenkénti bontás, és hivatali összesen nézet akár párhuzamosan is. A költségvetés bármikor lebontható elemi egységekre, és forintra pontosan elszámoltatható. Előirányzat módosítások kezelése. A pontos elszámoltathatóságnak köszönhetően a költségvetés pontos lesz, és egyben azonnal ellenőrzött is. A normatív tervezés ennek köszönhetően Szegeden pontosan, és időben befejeződött, aminek köszönhetően szóbeli dicséretet is kapott a Szegedi Önkormányzat a Magyar Államkincstártól. Költségvetési adatok automatikus átadása a KASZPER-nek.

KASZPER (Központi Adatnyilvántartási Számviteli, Pénzügyi Ellenőrzési Rendszer)

Teljes körű pénzügyi és számviteli rendszer. Alkalmas minden pénzforgalmi művelet elvégzésére: teljes pénztárkezelés, bejövő, kimenő számlák kezelése, tartozások pontos nyilvántartása, kötelezettségvállalás nyilvántartása, költségvetési keretek automatikus figyelése. Banki műveletek, automatikus banki összevezetések, banki terminállal való közvetlen kapcsolat, banki kivonatok feldolgozása. Számviteli funkciók: kontírozás, könyvelés, ÁFA analitika, beszámolók elkészítése, főkönyvek egységes kezelése, egységes főkönyvi analitika, egyéb analitikák. Tárgyi eszköznyilvántartás, értékcsökkenések kezelése, raktárnyilvántartások. Dokumentumok mozgását nyomon követő automatikus átadókönyv. Monitorozási, vezetői információk intézményi és hivatali szinteken egyaránt.

Iktató

Az ügyekhez tartozó dokumentumok rendszerezésére, nyilvántartására és visszakeresésére szolgáló rendszer. Automatikus iktatószám generálás, ágazati, ügykör és dokumentum jellegek szerinti besorolás. Ügyek állapotainak nyilvántartása a dokumentációval egységesen kezelve, teljes körű határidős kezeléssel, selejtezéssel és levéltárba helyezéssel párosítva. KSH statisztikák előállítása másodperces pontossággal. A szervezeti felépítés követésével és annak megfelelő jogosultságok kezelése az adatvédelmi törvények maximális betartása érdekében.

Utoljára, de nem utolsó sorban ki kell emelni, hogy az e-kormányzati megoldásokhoz alapvető támogatást nyújthatnak a térinformatikai rendszerek. Jól alkalmazhatók ezek a technikák az Építés Hatóságnál, de felállíthatók a települések szociális térképei is a szociális adatbázis alapján. Ilyen térinformatikai fejlesztés Szeged városának honlapjáról elérhető Szeged-Térinformációs Rendszer (SZE-TR). Ez áll egy Digitális Domborzati Térképből (DDM), a feltüntetett épületek vektoros adatbázisából és egy Ortofotóból (felülnézeti fénykép). Az ajánlott URL: http://www.szegedvaros.hu/szetr/